GSP是科学的兽药经营质量管理方式，因为兽药经营的特殊重要性，我们决不能冒太大的风险或抱着“试试看”的心态，所以必须把工作内容组织成书面材料，制订一整套严格的文字规定，作为工作准则，这是兽药经营企业质量体系中及其重要的一部分，也是实施GSP的关键。
      一、文件的概念
      GSP中所讲的文件是指，一切涉及兽药经营质量管理的书面标准和实施过程中的记录结果组成的、贯穿兽药质量管理全过程的、连贯有序的系列管理文件。包括企业的质量管理制度、各有关组织部门和工作岗位的质量职责、质量管理的工作程序以及经营活动中的相关记录和原始凭证等。
      质量管理体系文件是兽药经营质量管理的决定性要素，是实施、保证和保持质量管理体系有效运行的基础。质量管理文件的作用不仅是保证内部质量管理体系有效开展质量管理活动的基础和依据，也是经营企业进行GSP认证审查和检查的主要依据，同时也为外部需要提供必要的见证。
      二、文件的分类
      GSP的文件系统包括标准和记录（凭证）两大类。
      标准  标准是依据科学技术和实践经验在充分协商的基础上，对具有多样性、相关性特征的事物，以特定程序和形式颁发的统一规定。
      GSP中要求的标准可分为管理标准和操作标准：
      管理标准  是指企业为了行使经营计划、指挥、控制等管理职能而使管理过程标准化、规范化而制订的制度、规定、标准、办法等书面要求。
      操作标准  是指以人或人群为工作对象，对工作范围、职责、权限及工作内容考核等所提出的书面要求，其主要有岗位操作规程等。
      记录和凭证  记录和凭证是实际经营活动中执行标准的结果，它可以反应出经营活动中执行的情况，其符合程度怎样。如入库验收记录、在库养护记录、发货复核记录及一些交换手续单等。
      三、GSP所需文件
      兽药经营企业的质量管理文件应当至少包括下列内容：
      质量方针、目标和质量承诺；
      各组织机构和人员岗位职责、职权和相互关系；
      首次供货单位和首次采购兽药的审核，质量体系评审；
      兽药入库、出库的质量检查、验收、核对和必要情况下的质量检验；
      兽药运输、陈列、储存、养护的管理和所需特定环境、温湿度条件控制管理；

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